<aside> 🧑🏫 3 Voraussetzungen lassen Meetings gelingen:
Intentionalität
Wofür genau benötigen wir eine synchrone Zusammenkunft?
Welche spezifischen Qualitäten synchroner Zusammenarbeit führen uns zum Erfolg (und rechtfertigen die teure einschränkende Kalenderblockade aller Teilnehmer:innen)?
Was sind die besten Mittel, um unser Ergebnis zu erreichen? Nutzen wir sie tatsächlich?
Professionelle Vorbereitung und asynchrone Vorarbeit
Wie schaffen wir es, die kostbare synchrone Zeit optimal zu nutzen? ⇒ Qualität über Quantität stellen – und ermöglichen
(Remote) Facilitation und Prozessgestaltung
Wie sichern wir unser Gelingen ab?
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Anlass und Zweck klar definieren
<aside> ⛔ Kein Anlass für Meeting: Status-Update, Informationsaustausch, untereinander synchronisieren ⇒ findet im digitalen Workspace statt (und nur dort).
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Flowchart: Brauchen wir dieses Meeting?
Flowchart: Brauchen wir dieses Meeting?
Legitime Anlässe z. B.
Entscheidungsfindung
Benötigt:
Alle erforderlichen Expert:innen im Meeting (aktiv oder konsultativ)
Alle nötigen Entscheider:innen im Meeting, um Entschlüsse handlungsfähig zu verabschieden.
<aside> ⚠️ Ein Entscheidungsmeeting dessen Ergebnis erst eine weitere Entscheidung benötigt, ist keines – sondern unnötiger Aufwand (muda).
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Alle erforderlichen Informationen rechtzeitig zugänglich gemacht und gedanklich verarbeitet. ⇒ Best Practice: z. B. Amazon Memos (Bei überbeschäftigten Stakeholdern notfalls ca. 30 min. zur stillen gemeinsamen Sichtung der Materialen zu Beginn einplanen. Das sollte bei ausgereiften hybriden Arbeitsweisen aber eigentlich nicht mehr nötig sein)
<aside> ❓ Asynchrone Alternativen berücksichtigt?
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«Inspect & Adapt» ⇒ Reflektion und gezielte Verbesserung von Arbeitsweisen und (zukünftigen) Arbeitsresultaten (z. B. agile Retrospektive).
<aside> 💡 Voraussetzung für erfolgreich lernende Organisation
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Benötigt:
<aside> ☝ Tipp: Informationen für Retrospektiven & Co. lassen sich asynchron zusammentragen. Faustregeln: individuell und reflektiv ⇒ asynchron individuell und generativ ⇒ asynchron möglich, synchron ggf. qualitativ besser (profitiert von Timeboxing und Gruppenkontext) ⇒ Best Practice: offenes Whiteboard oder Dokument
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Generative Arbeit (z. B. Ideenfindung und -synthese, Problemlösung)
<aside> ☝️ Tipp: Kann auch spontan erfolgen. Faustregel: wenn ihr innerhalb kurzer Zeit viele Nachrichten zu einem Thema hin- und herschickt, ist das ein Signal für ein Ad-hoc-Meeting.
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Planung
Voraussetzung: alle TN verfügen über alle nötigen Informationen und Materialien, ggf. Vorarbeit erfordern
⇒ Best Practice: Abbruch falls sich Informationsstand in der Gruppe als unzureichend für Klärung/Fortschritt erweist ⇒ «Hausaufgaben» verteilen & neuen Termin ansetzen
All-Hands
Stand-up
Achtung! Nicht als belangloses Status-Update missbrauchen! (siehe oben):
<aside> 💡 Sichtbarkeit und Zugänglichkeit sind fundamentale Prinzipien erfolgreicher Zusammenarbeit auf Distanz ⇒ Arbeit muss für alle Beteiligten asynchron nachvollziehbar sein.
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«Das habe ich gestern gemacht… Das mache ich heute…» sollte in eurem Workspace bzw. eurem Planungstool für alle sichtbar sein. Und ist zudem nicht relevant – Stichwort «ergebnisorientiertes Arbeiten»: ein Häkchen auf der Todo-Liste ist kein Resultat.
Was euch ggf. blockiert, habt ihr ebenfalls dort festgehalten und asynchron entsprechend kommuniziert.
<aside> ☝ Tipp: grundsätzlich bedeutsamere Leitfragen für Stand-ups (und wirkungsvoll gegen «Belangloseritis») sind z. B.
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<aside> 💡 Viele erfolgreiche Remote-Teams praktizieren asynchrone Check-ins statt synchroner Stand-ups. Besonders wenn sie nicht innerhalb derselben Zeitzone arbeiten. Bei acework haben wir den Check-in auf eine kleine persönliche Frage reduziert, um für einander sichtbar zu sein und das Wir-Gefühl zu stärken.
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1:1
Verbundenheit – Wir-Gefühl und sozialer Zusammenhalt
⇒ Best Practice: soziales Sandwich – sozialer Eingangsteil (informell, rituell), ergebnisorientierter Hauptteil (instrumental, transaktional) und sozialer Ausgang (rituell) in allen virtuellen Meetings.
Robuste Agenda
Eine gute Agenda funktioniert auch im worst case ⇒ flexibel in den Details, konsequent in den 3 kritischen Komponenten jeder Agenda: Ideen (Inhalte), Menschen, Zeit
<aside> ☝ Tipp: Agenda nicht als Stichpunkte sondern als Fragen formulieren.
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Anwesenheit aller Teilnehmer:innen begründen
Schluss mit Einladungen aus reiner Gewohnheit. Wer nichts konkretes zum Gelingen eines Meetings beitragen kann, hat dort auch nichts verloren. Hierbei hilft die Fragen-Agenda: kann der:die Eingeladene deren Beantwortung unterstützen – und wenn ja, wie?
⇒ Best Practice: keine Einladung ohne Begründung für die Anwesenheit.
Ebenfalls unnötig: Teilnehmer:innen, die nur für 5 Minuten der Agenda benötigt werden, für die gesamte Zeit zu blockieren. ⇒ Lassen sich Themen, die mehr TN als der Rest des Meetings benötigen an den Anfang oder ggf. das Ende legen? Oder in ein eigenes Kurzmeeting auslagern?
Meetings ggf. budgetieren
<aside> 💡 Ein 1-stündiges Meeting mit 6 Teilnehmer:innen ist kein 1-stündiges sondern ein 6-stündiges Meeting mit entsprechenden Kosten! 😱
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Die realen Kosten von Meetings konsequent sichtbar zu machen und ggf. im zweiten Schritt zu budgetieren, kann euch helfen, eure Meetingkultur nachhaltig zu verändern.
Meeting-Grundrollen klären und trennen:
Parkinsonsches Gesetz («work fills the time alotted») berücksichtigen
⇒ Best Practice: deutlich kürzere Termine als Standardeinstellung. Oft sind 15 min. bereits genug.
Gruppengröße: ideal 5-7
< 5 Personen: eingeschränkte Diversität von Ideen etc. ⇒ Kreativitätsblockade
> 7 Personen: Konvergenz stark behindert ⇒ Entscheidungsblockade
ℹ️ Jede Person in einer Gruppe hat mit jeder anderen eine potenzielle Nicht-Übereinstimmung (inhaltliches Verständnis, Ziele, …) ⇒ erzeugt Tangenten im Ablauf. Kombinatorik zeigt: steil wachsende Komplexität der Kommunikation in der Gruppe bei zusätzlichen Mitgliedern ⇒ Abgleich und Entscheidungsfindung in Gruppen > 7 Personen massiv behindert.
⇒ Best Practice: größere Gruppen aufteilen – Konvergenz erst innerhalb der Gruppen, dann erst der Gruppen untereinander (⇒ 1-2-4-All und ähnliche Formate wie z. B. World Café)
Gehirnfreundlichkeit
<aside> 💡 Wir können nur ca. 7(±2) Konzepte über 10 min. lang gleichzeitig im Kopf behalten
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⇒ Best Practice: Inhalte in gut portionierte Pakete aufteilen
<aside> 💡 Zuhören ist ineffektiv, wir behalten Gehörtes nur sehr kurz und wenig davon
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⇒ Best Practice: kluge Zeitstruktur (Rhythmus und Kadenz) sorgt für Qualität und beugt kognitiver Ermüdung vor
⇒ Best Practice: parallel visualisieren und/oder verschriftlichen
⇒ Best Practice: Timeboxing
«Gemeinsam allein» ⇒ weniger diskutieren, mehr produzieren (parallel in digitalem Workspace)
Meeting-Etikette: explizit und verbindlich (Facilitator wacht über Einhaltung)
Raum für soziales Miteinander schaffen ⇒ soziale Bedürfnisse nicht huckepack auf die Arbeit aufsetzen sondern explizit einplanen.
Übergangsrituale unterstützen Zusammenhalt, Konzentration und gesunde Zeitstruktur
Board für Lean Coffee
Besonders geeignet für: