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Die 3 Säulen des Gelingens

<aside> 🧑‍🏫 3 Voraussetzungen lassen Meetings gelingen:

Intentionalität

Wofür genau benötigen wir eine synchrone Zusammenkunft?

Welche spezifischen Qualitäten synchroner Zusammenarbeit führen uns zum Erfolg (und rechtfertigen die teure einschränkende Kalenderblockade aller Teilnehmer:innen)?

Was sind die besten Mittel, um unser Ergebnis zu erreichen? Nutzen wir sie tatsächlich?
Professionelle Vorbereitung und asynchrone Vorarbeit

Wie schaffen wir es, die kostbare synchrone Zeit optimal zu nutzen? ⇒ Qualität über Quantität stellen – und ermöglichen
(Remote) Facilitation und Prozessgestaltung

Wie sichern wir unser Gelingen ab?

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Erfolgsrezepte

1. Anlass und Zweck klar definieren

<aside> ⛔ Kein Anlass für Meeting: Status-Update, Informationsaustausch, untereinander synchronisieren ⇒ findet im digitalen Workspace statt (und nur dort).

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Flowchart: Brauchen wir dieses Meeting?

Legitime Anlässe z. B.
1. Entscheidungsfindung
  
  Benötigt:
  - Alle erforderlichen Expert:innen im Meeting (aktiv oder konsultativ)
  - Alle nötigen Entscheider:innen im Meeting, um Entschlüsse handlungsfähig zu verabschieden.
    
    <aside> ⚠️ Ein Entscheidungsmeeting dessen Ergebnis erst eine weitere Entscheidung benötigt, ist keines – sondern unnötiger Aufwand (muda).
    
    </aside>
  - Alle erforderlichen Informationen rechtzeitig zugänglich gemacht und gedanklich verarbeitet. ⇒ Best Practice: z. B. Amazon Memos (Bei überbeschäftigten Stakeholdern notfalls ca. 30 min. zur stillen gemeinsamen Sichtung der Materialen zu Beginn einplanen. Das sollte bei ausgereiften hybriden Arbeitsweisen aber eigentlich nicht mehr nötig sein)
  <aside> ❓ Asynchrone Alternativen berücksichtigt?
  
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2. «Inspect & Adapt» ⇒ Reflektion und gezielte Verbesserung von Arbeitsweisen und (zukünftigen) Arbeitsresultaten (z. B. agile Retrospektive).
  
  <aside> 💡 Voraussetzung für erfolgreich lernende Organisation
  
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  Benötigt:
  - empirisches Vorgehen
  - psychologische Sicherheit
  - Freiheit von Schuldzuweisungen
  - wertschätzendes Verhalten
  - Vertraulichkeit (Gruppe entscheidet, was nach außen getragen wird; keine impulsiven Einzelaktionen aufgrund der Einsichten/Ergebnisse)
  - Lösungsorientierung
  - verantwortliche Nachverfolgung der Ergebnisse
  - regelmäßige Kadenz
  <aside> ☝ Tipp: Informationen für Retrospektiven & Co. lassen sich asynchron zusammentragen. Faustregeln: individuell und reflektiv ⇒ asynchron individuell und generativ ⇒ asynchron möglich, synchron ggf. qualitativ besser (profitiert von Timeboxing und Gruppenkontext) ⇒ Best Practice: offenes Whiteboard oder Dokument
  
  </aside>
3. Generative Arbeit (z. B. Ideenfindung und -synthese, Problemlösung)
  
  <aside> ☝️ Tipp: Kann auch spontan erfolgen. Faustregel: wenn ihr innerhalb kurzer Zeit viele Nachrichten zu einem Thema hin- und herschickt, ist das ein Signal für ein Ad-hoc-Meeting.
  
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4. Planung
  
  Voraussetzung: alle TN verfügen über alle nötigen Informationen und Materialien, ggf. Vorarbeit erfordern
  
  ⇒ Best Practice: Abbruch falls sich Informationsstand in der Gruppe als unzureichend für Klärung/Fortschritt erweist ⇒ «Hausaufgaben» verteilen & neuen Termin ansetzen
5. All-Hands/Townhall
  
  Achtung! Nicht als belangloses Status-Update missbrauchen! (siehe “Anlass und Zweck klar definieren" oben)
6. Stand-up
  
  Achtung! Nicht als belangloses Status-Update missbrauchen! (siehe “Anlass und Zweck klar definieren" oben)
  
  <aside> 💡 Sichtbarkeit und Zugänglichkeit sind fundamentale Prinzipien erfolgreicher Zusammenarbeit auf Distanz ⇒ Arbeit muss für alle Beteiligten asynchron nachvollziehbar sein.
  
  </aside>
  
  «Das habe ich gestern gemacht… Das mache ich heute…» sollte in eurem Workspace bzw. eurem Planungstool für alle sichtbar sein. Und ist zudem nicht relevant – Stichwort «ergebnisorientiertes Arbeiten»: ein Häkchen auf der Todo-Liste ist kein Resultat.
  
  Was euch ggf. blockiert, habt ihr ebenfalls dort festgehalten und asynchron entsprechend kommuniziert.
  
  <aside> ☝ Tipp: grundsätzlich bedeutsamere Leitfragen für Stand-ups (und wirkungsvoll gegen «Belangloseritis») sind z. B.
  - Haben wir Fortschritt auf unsere Ziele hin gemacht? Welchen? Falls nicht: was war hinderlich?
  - Wie zuversichtlich sind wir, unsere Ziele zu erreichen?
  - Wo haben wir Handlungs-, Reflektions- oder Korrekturbedarf?
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  <aside> 💡 Viele erfolgreiche Remote-Teams praktizieren asynchrone Check-ins statt synchroner Stand-ups. Besonders wenn sie nicht innerhalb derselben Zeitzone arbeiten. Bei acework haben wir den Check-in auf eine kleine persönliche Frage reduziert, um für einander sichtbar zu sein und das Wir-Gefühl zu stärken.
  
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7. 1:1
8. Verbundenheit – Wir-Gefühl und sozialer Zusammenhalt
  - Wichtiger Anlass für eine synchrone Zusammenkunft in hybriden oder vollständig verteilten Teams
  - Als eigenständiges Meeting (dann i. d. R. in Form eines Team- oder Firmenrituals) sowie als fester Bestandteil anderer Zusammenkünfte
  ⇒ Best Practice: soziales Sandwich – sozialer Eingangsteil (informell, rituell), ergebnisorientierter Hauptteil (instrumental, transaktional) und sozialer Ausgang (rituell) in allen virtuellen Meetings.

2. Robuste Agenda

Eine gute Agenda funktioniert auch im worst case ⇒ flexibel in den Details, konsequent in den 3 kritischen Komponenten jeder Agenda: Ideen (Inhalte), Menschen, Zeit

<aside> ☝ Tipp: Agenda nicht als Stichpunkte sondern als Fragen formulieren.

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3. Anwesenheit aller Teilnehmer:innen begründen

Schluss mit Einladungen aus reiner Gewohnheit. Wer nichts konkretes zum Gelingen eines Meetings beitragen kann, hat dort auch nichts verloren. Hierbei hilft die Fragen-Agenda: kann der:die Eingeladene deren Beantwortung unterstützen – und wenn ja, wie?

⇒ Best Practice: keine Einladung ohne Begründung für die Anwesenheit.

Ebenfalls unnötig: Teilnehmer:innen, die nur für 5 Minuten der Agenda benötigt werden, für die gesamte Zeit zu blockieren. ⇒ Lassen sich Themen, die mehr TN als der Rest des Meetings benötigen an den Anfang oder ggf. das Ende legen? Oder in ein eigenes Kurzmeeting auslagern?

<aside> ☝ Tipp: Vor allem bei wiederkehrenden Meetings regelmäßig ROTI (Return on Time Invested) bei allen Teilnehmer:innen abfragen.

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4. Kosten sichtbar machen und Meetings ggf. budgetieren

<aside> 💡 Ein 1-stündiges Meeting mit 6 Teilnehmer:innen ist kein 1-stündiges sondern ein 6-stündiges Meeting mit entsprechenden Kosten! 😱

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Die realen Kosten von Meetings konsequent sichtbar zu machen und ggf. im zweiten Schritt zu budgetieren, kann euch helfen, eure Meetingkultur nachhaltig zu verändern.

Estimate the Cost of a Meeting with This Calculator